Ordnungsgemäße Kassenführung - Hinzuschätzungen vermeiden

Die Praxis zeigt, dass bei Betriebsprüfungen vermehrt darauf geachtet wird, ob Kassenbücher ordnungsgemäß geführt werden. Durch neue Prüfungsmethoden können die Prüfer innerhalb kürzester Zeit die Ordnungsmäßigkeit einer Kasse widerlegen. Ein nicht ordnungsgemäßes Kassenbuch kann dazu führen, dass nicht nur die Kasse sondern die gesamte Buchhaltung / Aufzeichnung verworfen wird und die Umsatzerlöse im Wege einer Hinzuschätzung ermittelt werden. Ein Patentrezept, dass Ihre Kassenbücher im Falle einer Betriebsprüfung nicht verworfen werden, gibt es leider nicht. Aber ich kann Ihnen einige sehr wichtige Punkte nennen, um Hinzuschätzungen möglichst zu vermeiden. Diese sollten Sie unbedingt beachten. Neben der Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen (Z.B. Rechnungen, Speisekarten, Preislisten) müssen die Geschäftsvorfälle für eine ordnungsgemäße Kasse vollständig, richtig, zeitnah und chronologisch geordnet aufgezeichnet werden:

  • Täglich (Eine Kasse ist täglich zu führen. Am Ende eines Tages müssen sämtliche Tageseinnahmen und Tagesausgaben aufgezeichnet werden. Eine nachträgliche Erfassung, z. B. für mehrere Tage, ist bereits ein formeller Mangel einer Kasse.)
  • Vollständig (Es gilt der Grundsatz keine Buchung / Aufzeichnung ohne Beleg, d.h. auch für Privateinnahmen und -ausgaben muss jeweils ein Eigenbeleg erstellt werden.)
  • Fortlaufend (Alle Kassenbelege müssen fortlaufend nummeriert sein. Diese Nummer ist auch im Kassenbuch /Kassenbericht einzutragen. Dafür wird der Kassenbestand inklusive Hartgeld gezählt und in einem Zählprotokoll festgehalten.)
  • Kassensturzfähigkeit (Der Ist-Bestand der Kasse muss jederzeit mit dem Buchwert der Kasse übereinstimmen. Vergessen Sie dabei nicht, das Hartgeld mitzuzählen.)
  • Kassenbericht (Neben dem Kassenbuch müssen Sie Kassenberichte führen, wenn Sie die Tageseinnahmen in einer Summe erfassen.)
  • Keine nachträglichen Änderungen (Ein Kassenbuch muss so geführt werden, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind. Schreibfehler müssen kenntlich gemacht sein.) Unsere Empfehlung: Wenn eine Kasse nicht zwingend erforderlich ist, verzichten Sie auf die Führung einer Kasse. Lassen Sie sich lieber per Überweisung von Ihren Kunden bezahlen. Denn wer sich für die Führung einer Kasse entscheidet, muss bereit sein, den notwendigen Einsatz zu bringen.

Außerdem sollten Sie beachten, dass ein Kassenbuch niemals einen Minusbestand aufweisen kann. Eine Kasse kann nicht mehr als leer sein. „Einem nackten Mann kann man nicht in die Tasche greifen“. Der Prüfer achtet unter anderem auf folgende Kriterien:

  • Ist die Kasse kassensturzfähig?
  • Liegen Kassenfehlbeträge vor?
  • Liegen Kassenverluste, z. B. durch Diebstahl, Unterschlagung etc. vor? · Weist die Kasse ungewöhnlich hohe Bestände auf? · Sind nachträglich Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen aufgezeichnet worden?
  • Liegen Bareinlagen ungeklärter Herkunft vor?
  • Liegen sonstige Unregelmäßigkeiten vor, wie …..?

Dies ist nur ein Auszug von dem, was die Finanzverwaltung von Ihnen erwartet. Gemeinsam können wir uns Ihre Kassenführung anschauen und anhand einer Checkliste prüfen, wo Verbesserungspotenziale bestehen.

Sollten Sie spezielle Fragen zu diesem Thema haben, können wir diese gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch klären.